仕事で成功するために考えるべきことは、いくらでもある。顧客満足度、品質、価格、差別化、会社財務…。でも、大抵のことは、まずこれらを追及するだけでもうまくいく可能性が高い。それが「目標設定」と「成果報告の場」だ！今回は「成果報告の場」について、その理由と、具体的な方法をまとめている。
この記事はこんな人におすすめ
- 多くを考えずに突っ走りたい人
- 手っ取り早く評価が欲しい人
- 成果報告をうまくやりたい人
ども！パワハラ環境から自力脱出した脱獄リーマンこと高岡陽也です。今回は、仕事やプロジェクトを成功させるためのとても簡単な思考法について書くぞー！
成果を出すために考え続けるべきこと「成果報告」
「金が欲しい。俺はそれだけなんだよなあ。」
皆さんは、完璧を目指すべきだと思っているかい？それとも、中途半端でも仕方がないと思っているかい？
どちらも間違っている！完璧は無理だと言われることが多いが、それは当たり前だよね、時間は有限だし。だからといって、中途半端でも仕方がないというのは、甘えの言い訳だね。ここからわからない人は、ゼロイチ判定の危うさの記事を読んでほしい。
では、どうすればいいかな？答えは簡単なんだ。一部の領域だけを完璧にするんだ！それはどこかと言えば、成果報告の場なんだ。成果報告の場を充実させることが、プロジェクトを次に進めるための最大の武器になるんだ。
成果報告とは何を指すか
「このストーン、とびきり重いじゃねえか」
プロジェクトを進めると、中間地点に設定されたマイルストーンに達するよね。この時、関係者に対して報告や相談をすることがあると思うけど、これをこの記事で言う成果報告と呼んでおくね。マイルストーンって何？て人向けには別の機会に記事をまとめるとして、ここでは成果報告の重要性について説明しよう。
成果報告をするときには、キーマンが同席することが多い。キーマンとは、プロジェクトの承認権限を持つ人や、プロジェクトの成否に大きな影響を与える人のことだ。キーマンの承認や支持を得ることが、プロジェクトを次に進めるための切符になることは、あなたもわかるよね！
成果報告を充実させる方法
「真面目にやらないと全然時間足らんぞ」
では、成果報告を充実させるにはどうすればいいのか？僕が実践している方法は、以下の3つのポイントを徹底することだ。
- 1. 目的を明確にする
- 2. 同席するキーマンの期待や疑問を把握する
- 3. 必要な情報を最優先に集める
目的を明確にする
成果報告をするときには、自分が何を伝えたいのか、何を求めたいのか、何を決めたいのかをはっきりさせる必要がある。それによって、成果報告の内容や形式を決めることができるんだ。これは設定しなかったら、言ってることもやってる事も支離滅裂になって効率が悪くなるよ。
同席するキーマンの期待や疑問を把握する
キーマンが同席できる時間は限られている。そして、普通の人間なら、1時間や2時間が集中の限界だ。この時間的制約はチャンスだ。その「時間内に限って」キーマンが納得できるように、彼らが知りたいことや気になることに答えることができるように準備すればいいんだ。これで自分と相手のニーズを両方掴んだ形になる。
必要な情報を最優先に集める
両者のニーズが整理出来たなら、何が最優先事項がわかったよね。それを実際の行動にうつすってことだ。いちばん重要なのは、プロジェクトの成果や課題、解決策や提案に関する情報だよ。キーマンの判断や意思決定に直結するからね。
成果報告が充実するとどうなるか
「1時間だけ無敵モードだぜ！」
成果報告さえ充実すると、プロジェクトは成功に近づくと言える。なぜなら、成果報告が充実するということは、報告のためのデータの下支えがしっかりしている(つまり、ちゃんとプロジェクトをやっている)はずだし、プロジェクトの進捗や方向性が明確になり、キーマンの承認や支持も得られるということだから。そりゃあ、次のステップに進むことができるに決まってるよね。
逆に、成果報告が充実しないと、あなた個人としての活動は失敗に近づくと言える。なぜなら、成果報告が充実しないということは、キーマンの承認や支持を得られず、信頼は右肩下がり、場合によってはスケジュールが止まってしまう。実際にプロジェクトを真面目に計画的にこなしていなかったり、プロジェクトの進捗や方向性が不明確になっていることで、プロジェクトの次のステップに進むことができなくなる。キーマンのみならず、プロジェクトメンバーも企画がストップしたり同じような作業の繰り返しを強いられたり、このマイナス効果は計り知れない。
成果報告だけ完璧にして中身がすっからかんにならないか
「入り切らないくらいパンパンだ！安心しろ！」
成果報告だけを完璧にしようと思ったら、中身はすっからかんになるんじゃないの？と心配する人がいるかもしれない。しかし、心配する必要は全くない。成果報告を充実させるためには、中身も充実させる必要があるからだ！
成果報告の内容は、プロジェクトの中身を反映するものだから、中身がなければ成果報告もできない。言い換えると、単に「プロジェクトをちゃんとやれ」って言ってるだけなんだよね。ただ言い方を「成果報告だけをちゃんとやれ」とした方がイメージつきやすいじゃない？
全てを完璧にするなどと無理なことをやると、肝心の「今回必要な要件」に時間を使うことができずに、そこかしこが穴だらけになるよ。そっちの方が余程「すっからかん」だと言えるだろう。マイルストーンさえしっかり組み立てていれば、中身は着いてくるのだ。要件を並べて全て100点になるまで調査しようとすれば、ゴールなんて設定できなくなる。
おすすめ書籍
これは有名な自己啓発書「七つの習慣」に書かれた成功のひとつの原則、「終わりを考えることから始める」を実践的な形で表現しているんだよね。これを徹底的にこなした者には成功が約束されているはずだ。七つの習慣は分厚いので、入門はマンガの方がおすすめ。
おわりに
ここで言っているのは小手先のテクニック、ごまかしのテクニックではないんだ。プロジェクトを成功させるための思考法だよ。マイルストーンの成果報告を完璧にすれば中身が自動的に埋まっていって、完遂したらプロジェクトは完遂されているということだ。
おまけ：成功について注意
成功とは、プロジェクトで想定通りや想定以上の結果を上げることだけを言っているのではないです。プロジェクトが失敗しても、毎回のマイルストーンを充実させてきたならば、関係者の総意で満場一致で進めたこととして外堀は埋まりきっている。つまり会社として失敗したとしてもあなた個人としてはここまでやれるやつは多くないと評価を受けられること必至だってことだ。
ちなみにもう1つとても重要なのは「目標設定」それについては、別の記事で扱っているよ。
あなたのプロジェクトが成功することを祈っています。それではまた！
